Planera projekt - Skapa en projektplan

Det var ett tag sedan men jag skrev ett inlägg som visat sig vara mycket populärt, om att driva projekt. Jag tänkte därför följa upp och utveckla med mer information och tankar om att planera projekt och hur du kan skapa en projektplan.

Jag ska vara helt ärlig med dig. Jag är inte heller någon fullkomlig människa. Jag glömmer saker, prioriterar fel och hittar ibland på löjliga ursäkter för att skjuta upp problem och uppgifter som jag egentligen borde utföra.

Det jag tänker beskriva låter, i mina egna öron, fruktansvärt organiserat. Och det är för att det är så, men ibland sägs det ju att man måste sikta högt för att störta i trädtopparna.

Definition av en projektplan

En projektplan är till för att organisera, styra upp och säkerställa att alla inblandade har (ungefär) samma uppfattning om projektet.

Projektplanen ska beskriva:

• Vad ska uppnås
• Vad ska förbättras
• Hur ska projektet genomföras
• Vad ska inte göras
• När ska projektet vara klart.
• Vad ska göras och när

Projektplanens innehåll och rubriker

• Mål
• Bakgrund
• Organisation
• Kommunikationsplan
• Avgränsning
• Tids- och aktivitetsplan

Mål

Det är smart att börja med målet.

• Varför försöker du göra det du gör?
• Vad vill du uppnå och vad vill du nå för resultat?

Det gör det lättare att förstå och komma fram till vilka olika steg som behöver göras om du kan förklara ditt mål tydligt.

Bakgrund

Här beskriver du hur du kom på idén till detta projekt. En förklaring till - hur du kom fram till dina mål med projektet.

Organisation

Skriv några rader eller rita upp hur organisationen för just det här projektet ser ut. Det också bra att få ner detta på papper, vad som förväntas av alla inblandade och vad de har för roller.

Under denna rubrik kan du även beskriva och förtydliga vilka resurser som behövs. Det kan till exempel vara maskiner, teknik, kapital eller faciliteter.

Kommunikationsplan

Det här stycket är otroligt viktigt att ha med i din plan om arbetet sedan kommer att genomföras vid olika tidpunkter, på olika platser och av olika personer. Ofta hänger arbetsuppgifterna och aktiviteterna samman. Då är det bra att redan från början tydligt komma överens om när och hur till exempel person/grupp A meddelar person/grupp B, för att undvika onödiga uppehåll mellan arbetsuppgifterna.

Avgränsning

Beroende på hur komplext ditt projekt är, eller bara för att vara tillräckligt tydlig mot dig själv, kan det vara ovärdeligt att tidigt bestämma vad som inte ska ingå i projektet. Förmågan att kunna avgränsa projektet kan ha stor betydelse för hur lyckat projektet blir och om tidsplaner hålls.

Tids- och aktivitetsplan

Det viktigaste är att sätta en deadline för projektet. När man väl satt en deadline blir det enklare att se och ”räkna baklänges” när olika uppgifter måste vara slutförda för att hålla uppsatta mål. Det kan också underlätta för att se om tilldelade resurser är tillräckliga eller om det behöver justeras.

Detta stycke i projektplanen innehåller ofta ett GANT-schema. Ett schema eller en typ av tabell som illustrerar vad olika personer har för uppgifter, i vilken ordning uppgifterna kommer utföras och när de ska påbörjas och avslutas. Vid enklare eller mindre projekt fungerar det bra med en lista med hållpunkter, till exempel datum då en arbetsuppgift ska vara klar.

Tips och verktyg

Mitt första tips är: gör det enkelt. Använd, kopiera, gärna rubrikerna till projektplanen ovan. Om du har bråttom, eller är ivrig att komma igång med ditt projekt, skriv bara ner några rader under varje rubrik. Bestäm dig sedan för att återkoppla till detta dokument/papper/power point (vad du nu än använder), regelbundet. Ett bra tips för dig som mest jobbar på egen hand.

Är du ansvarig och har fler personer inblandade i ditt projekt är det än viktigare att du är tydlig med din plan. Förankra planen med inblandade personer och ta hjälp av dem för att formulera mål, bakgrund och fördela arbetsuppgifter.

Är ni flera som ska genomföra projektet, men jobba från varsit håll kan jag rekommendera tjänsterna ClickUp och Trello. De är kostnadsfria och en mycket trevliga webbtjänster som fungerar bra att använda enskilt, men har sina stora styrkor när du ska samarbeta med flera personer.

Ett annat bra verktyg som är bra att använda är Coggle. Det är ett webbaserat verktyg (gratis och betalvariant) där du kan göra klassiska mind maps, vilket ger både dig och eventuella medarbetare en bra överblick över projektets olika delar. Många gånger tar man för givet att alla inblandade förstår upplägget på samma sätt som en själv, vilket dock inte alltid stämmer. Ritar man och drar lite streck till hur man själv tycker saker bör hänga ihop brukar man få en mer gemensam uppfattning, prefekt att illustrera med hjälp av mind maps.

För att anteckna och skriva ner saker, och sedan ha tillgång till dem oavsett om du är vid din dator eller på språng, kan jag varmt rekommendera Evernote. Jag använder det dagligen, för många olika ändamål. Prova själv och se om det passar ditt sätt att arbeta. Evernote går dessutom att använda till ett speciellt, men traditionellt och analogt anteckningsblock - Whitelines Link.

Tipsa vidare

Hoppas du har användning och uppskattar denna projektplan. Du får gärna höra av dig om du har egna bra tips på verktyg eller annat relaterat till projektplanen.

Läs vidare om denna enkla med kraftfulla modell för att skriva en affärsidé