Att hålla effektiva möten

Har du någon gång suttit på ett styrelsemöte eller någon annan typ av möte som inte kommer någonstans? Diskussionerna vandrar mellan allt från vardagsbestyr till den senaste fotbollsmatchen och efter en längre tid upptäcker du att du inte är den ända som redan länge slutat lyssna och bara sitter av tiden.

Vad jag har förstått är det något av en konstform att hålla effektiva möten. Jag deltog nyligen på ett möte av mer kreativ karaktär som jag tyckte var mycket givande och effektivt. Efter detta möte var det några saker som jag kom att tänka på, som fick mötet att bli bra och jag vill därför ventilera och dela med mig av dem till dig. Jag kommer nedan utgå från detta möte och förklara lite mer hur jag tänker kring de olika punkterna.

Syfte (Det ska vara tydligt)

Innan jag och min kollega åkte på detta möte hade vi haft kontakt med de övriga mötesdeltagarna och kommit fram till varför och vad vi skulle göra på mötet.

Agenda

Vi skrev också en typ utav agenda innan mötet. Vi skulle delta på mötet för att vi ville ha svar på en del frågor som gjorde att vi kunde påbörja vårt arbete i sammanhanget.

En agenda kanske inte riktigt var vad resultatet blev, men vi lyckades i alla fall få ner de punkter på pappret som vi ansåg att vi behövde svar på för att kunna komma igång med vårt arbete. Om jag skulle sammankalla och leda ett möte någon gång i framtiden skulle jag se till att få till en mer agenda-lik agenda, men jag tror du förstår vad jag vill trycka på.

Anteckna

Att utse någon vid början av, eller innan mötet, som har till uppgift att anteckna är också en framgångsfaktor. I detta kreativa sammanhang antecknade både jag och min kollega för att vi ville ta med oss bådas upplevelse och känsla av mötet hem.

Att anteckna gör inte bara att du bättre kommer ihåg vad som bestämts och sagts. Du kan också få möjligheten att återkoppla till mötet genom att skicka ett mejl med din sammanfattning och snabbt reda ut ev. missförstånd.

Håll tiden

Detta tycker jag nästan är oerhört självklart, men ändå värt att poängtera. Håll tiden, kom i tid och sluta i tid. Detta förhindrar ett negativt klimat och visar respekt för samtliga parters tidsplan efter mötet.

Sammanfattning

• Tydligt syfte
• Agenda
• Anteckna
• Håll tiden

Har du några erfarenheter eller tips som kan hjälpa andra att hålla effektiva möten?